Sistema Secretaria Provincial

A Vivere preparou um Sistema Secretaria específico para uso de Congregações. Ele possui duas partes bem definidas: Organização do Arquivo e Procedimentos Gerais.

Na parte chamada de Organização do Arquivo, é possível catalogar todos os documentos que estão em poder da Secretaria da Congregação, sejam cópias ou originais, podendo inclusive salvá-los dentro do Sistema através de um scanner. Nesta parte há uma ferramenta de busca que permite encontrar com facilidade um documento do autor X ou outro documento qualquer em meio ao acervo.

A parte chamada de Procedimentos Gerais possui uma ampla variedade de cadastros e relatórios, entre os quais podemos citar alguns:

✔ Cadastro dos(as) Religiosos(as): informações gerais, documentações, datas e locais de eventos importantes para a vida religiosa (batismo, primeira comunhão, crisma, ingresso na Congregação, início do postulantado, início do noviciado, profissões, falecimento, egresso, entre outros), fotos, filiação, informações de contato com os pais e parentes, relação detalhada da formação (cursos acadêmicos e outros cursos), relação detalhada do estado de saúde e procedimentos médicos (cirurgias, tratamentos, entre outros), relação detalhada das licenças concedidas, etc.

✔ Cadastro das Comunidades e Instituições: informações gerais, dados da fundação e do fechamento, religiosos(as) e respectivos cargos ocupados e funções desempenhadas ao longo do tempo, planos de ações e suas respectivas execuções, etc.

✔ Além dos cadastros acima, podemos citar os cadastros de: Leigos, Áreas de Animação, Reuniões do Conselho, Reuniões do Conselho Ampliado, Assembleias, Visitas do(a) Superior(a) Geral, Visitas do(a) Superior(a) Provincial, Capítulos, Governos, etc.

✔ Citamos os relatórios de: Acontecimentos importantes, Cursos, Licenças, Tratamentos médicos, Bodas de Prata, Bodas de Ouro, Relação de documentos pessoais, Divisão por faixa etária, etc.

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